Goedkeuringen overslaan lijkt efficiënt, tot het dat niet meer is
Een analyse van budgetcompliance: hoe organisaties hun financiële kaders bewaken en waar het in de praktijk misgaat.
Veel mensen die net beginnen met budgetverantwoordelijkheid denken dat formele goedkeuringen tijdverlies zijn.
Dat gevoel is begrijpelijk. Als je een kleine aankoop wil doen van 350 euro, voelt het overdreven om daarvoor een heel formulier in te vullen en twee handtekeningen te verzamelen. Dus sla je het over. Eén keer. Dan nog een keer. Tot het een gewoonte wordt.
Wat er dan fout gaat
Dries was verantwoordelijk voor het materiaalbudget van zijn afdeling, ongeveer 22.000 euro per jaar. Hij regelde kleine aankopen mondeling met zijn leidinggevende. Geen papierwerk, geen registratie. Toen er een interne audit kwam, kon hij voor 6.200 euro aan uitgaven niet aantonen dat die goedgekeurd waren. Niet omdat ze fout waren, maar omdat er geen spoor van was.
Na de audit
Het bedrijf voerde een eenvoudig goedkeuringsformulier in - drie velden, digitaal in te vullen. Elke aankoop boven 200 euro werd geregistreerd met datum, bedrag en naam van de goedkeurende persoon. Dat kost gemiddeld vier minuten per aanvraag.
Dries zei achteraf dat hij het systeem irritant vond, maar dat hij nu nooit meer in een situatie zit waar hij iets moet uitleggen zonder bewijs.
De les is concreet
- Mondeling akkoord is geen goedkeuring in de zin van compliance
- Een simpel registratiesysteem beschermt jou, niet alleen de organisatie
- Hoe kleiner het bedrag, hoe makkelijker het is om het bij te houden